Verbesserter Kundenservice durch Produktivitätsersparnisse
Eine APG-Fallstudie in Zusammenarbeit mit der Grupo Compostelana
Grupo Compostelana ist eine familiengeführte Restaurantkette auf den Kanarischen Inseln, die ihren Gästen exzellentes Essen und herzliche Gastlichkeit bietet. Einige der Restaurants sind auf Pizza- und Fischgerichte spezialisiert, während andere eine große Speisenauswahl in einem sehr angenehmen, modernen Ambiente anbieten. Zur Mittagszeit sowie abends sind die Restaurants stets sehr gut besucht; manche sind sogar bis in die frühen Morgenstunden geöffnet.
Problem Bargeldverlust
Weltweit werden 30 bis 45 Prozent aller Transaktionen in bar durchgeführt. In den 28 EU-Staaten werden 60 Prozent aller Zahlungsvorgänge in bar abgewickelt und es ist im Hinblick auf das Volumen das mit Abstand verbreitetste Zahlungsmittel. Der Eigentümer der sechs Restaurants betreibt dieses sehr erfolgreiche Geschäftsmodell seit vielen Jahren, aber die Bargeldverluste am Ende eines jeden Tages waren beunruhigend, weil der Kassenbestand nicht den zu erwarteten Einnahmen entsprach. Da viele Mitarbeiter an einem einzigen Point of Sale kassierten, war es unmöglich dem Problem auf den Grund zu gehen.
Der Restaurantbesitzer war hocherfreut über die neue Cash-Management-Lösung SMARTtill, die sicherstellte, dass seine Einnahmen geschützt wurden und dazu beitrug, dass die täglichen Verluste von 30 Euro eliminiert wurden. Zusätzlich zur Verringerung der Bargeldverluste half die SMARTtill Cash-Management-Lösung auch die betriebliche Effizienz der Restaurants zu verbessern. Zudem führte die gesteigerte betriebliche Effizienz zu einer besseren „Lebensqualität“ für Kellner und Restaurantleiter, da diese nach Schichtende früher nach Hause gehen können
Die Lösung wurde durch Tecnireg, einem Anbieter für POS-Lösungen, installiert und nach der Pilotierung zeitnah in allen anderen Restaurants eingeführt.
Tecnireg integrierte die SMARTtill Cash-Management-Lösung von Cash Bases in die eigene POS-Applikation und bietet seinen Kunden, hauptsächlich aus dem Gastgewerbe, eine sehr ausgereifte EPOS-Lösung.
Sicherung der Einnahmen
Puerto de la Cruz auf Teneriffa ist ein beliebtes Urlaubsziel und Compostelana ein sehr populäres Restaurant mit einer Bar und einem vielfältigen Angebot in einer der besten Lagen. Die Kellner bieten besten Kundenservice und nutzen gemeinsam nur eine Kasse, nachdem die Rechnung vom Kunden am Tisch bezahlt wurden.
Die Nutzung einer Kasse durch mehrere Kellner führte zu einem langwierigen, manuellen Kassenabgleich. Die Zahlen stimmten nie überein und es befand sich regelmäßig zu wenig Geld in der Kasse. Das Problem war, dass es nach einem geschäftigen Tag nicht klar war, wann, wo und durch wen die Verluste entstanden sind und ob es sich hier einfach um Fehler des Personals oder schlichtweg um Betrug handelte.
Bei Verwendung einer herkömmlichen Geldlade war eine Nachverfolgung der Fehlbeträge unmöglich, da die einzigen Informationen, die dem Restaurantleiter zur Verfügung standen, der Anfangsbestand sowie der Endbestand einer Schicht waren. Die tatsächlichen Bargeldbewegungen in der Zwischenzeit waren nicht bekannt. Zudem gab es auch keine Videoüberwachung im Restaurant, mit der man diese hätte überprüfen können.
Das Problem mit den verlorenen Einnahmen verschwand mit der Einführung der SMARTtill-Lösung. Seitdem gehören Bargeldverluste der Vergangenheit an. Der Eigentümer und die Restaurantleiter vertrauen auf die SMARTtill-Lösung, die, dank des verbesserten Bargeldmanagements, eine sehr wichtige Rolle im täglichen, reibungslosen Ablauf des Restaurantbetriebs eingenommen hat.
Kassiererverantwortung
Die intelligente SMARTtill-Kassenschublade verfolgt jede Bargeldbewegung, sei es Entnahme oder Einzahlung. Die SMARTtill-Lösung gleicht nach Abschluss einer jeden Transaktion den Bargeldbestand mit dem zu erwartenden Betrag des POS-Systems ab.
Kommt ein Kellner in Eile zur Kasse, um das Geld des Gastes in die Lade zu legen und entnimmt einen falschen Wechselgeldbetrag, dann bemerkt das System den Fehler sofort und es erscheint eine Warnung auf dem POS-Bildschirm. Gegebenenfalls kann sogar eine zusätzliche Warnung an das Kassenbüro oder an das Mobiltelefon des Restaurantleiters geschickt werden.
Auf diese Weise wird jeder Kassiervorgang verlässlich Münz- und Geldscheingenau kontrolliert, da das System jede Diskrepanz zusammen mit der jeweiligen Transaktionsnummer und Kassierer-ID erfasst.
Es könnte auch vorkommen, dass ein Kellner zum Kunden zurückgeht, ohne die Warnung auf dem Bildschirm zu bemerken. Das kann im Compostelana nicht passieren, da der nächste Kellner den POS erst bedienen kann, wenn die vorangegangene Diskrepanz aufgelöst wurde. Compostelana hat eine zusätzliche Sicherheitsvorrichtung eingeführt, welche es erforderlich macht, dass die Servicekräfte zur eindeutigen Identifikation Armbänder tragen, die via RFID mit dem POS-System kommunizieren. Alle Kassierer können sich so sehr schnell am Kassensystem ein- und ausloggen, wodurch ihre eigene Verantwortlichkeit und Effizienz über den ganzen Tag hinweg sichergestellt wird.
Komplette Bargeldüberwachung
Die SMARTtill-Lösung zeichnet alle Bargeldbewegungen auf, wodurch der Restaurantleiter im System die Transaktionshistorie am POS oder im Kassenbüro nachsehen kann. Die Transaktionshistorie kann für einen bestimmten Zeitraum oder Kassierer ausgelesen werden. Der Besitzer oder die Restaurantleitung werden nun in die Lage versetzt, sich ein vollständiges Bild darüber zu machen, was an der Kasse an einem bestimmten Tag vor sich ging, ohne tatsächlich körperlich anwesend zu sein.
Dazu bemerkt der Restaurantleiter, Francisco Rodriguez Castellano, folgendes: „Die SMARTtill-Lösung bringt Sicherheit und Seelenfrieden. Ich muss noch nicht einmal mehr über eine mögliche Unehrlichkeit eines Mitarbeiters nachdenken, wie ich es in meinem früheren Job in einem anderen Restaurant tun musste – hier leisten alle meine Kellner perfekte Arbeit; mein Bargeldverlust ist gleich NULL.“
Produktivitätsgewinne
Das Hauptmotiv für die Entscheidung der Grupo Compostelana zu Gunsten von SMARTtill war die nachweisbare Reduzierung der Bargeldverluste durch die intelligente SMARTtill-Kassenschublade. Daneben war die Zeiteinsparung für das Zählen von Bargeld ein weiterer Vorteil.
Die Mitarbeiter zählten die Münzen und Scheine per Hand und obwohl es nur eine Geldlade gab, war dies recht mühsam und zeitaufwendig. Zudem gab es keine Garantie, dass die Zählung stimmte. In der Vergangenheit hat das Personal jeweils 30 Minuten für die Kassenabrechnung aufgewendet; einmal nach der Vormittagsschicht um 16.00 Uhr und einmal nach Ladenschluss gegen 2.00 Uhr. Diese Zeiteinsparung hat die Lebensqualität des Personals verbessert, da sie früher nach Hause gehen können
Kassenabgleich am Ende des Tages und zu Schichtende
Der Kassenabgleich wird nicht länger als zeitraubende Aufgabe angesehen, weil er schnell und einfach durch die SMARTtill-Lösung erledigt wird. Mit der SMARTtill Cash-Management-Lösung nimmt der ganze Prozess nur ein paar Minuten in Anspruch und die tatsächliche Geldzählung ist sofort erledigt, da das System den Bargeldbestand stets automatisch bereitstellt. Ebenso wichtig ist die Sicherstellung einer korrekten, auf den Cent genauen Abrechnung.
Korrespondierende Berichte werden automatisch durch das System erstellt und machen damit die Notwendigkeit für manuelles Ausfüllen von Formularen überflüssig. Auch wird das Personal besser eingesetzt. Beim Abgleich am Nachmittag bleibt mehr Zeit für den Gast und am Abend hat man mehr Zeit für Arbeiten im Zusammenhang mit der Schließung des Restaurants.
Der Restaurantleiter erklärt dies so: „Früher waren drei Leute für Aufgaben wie allgemeines Reinigen und das Einräumen der Stühle und Tische eingeteilt. Jetzt habe ich vier Personen, da dank der SMARTtill-Technologie einer nicht mehr länger manuell das Bargeld zählen muss.“
Ein Kellner von einem der Restaurants kommentierte: „Ich bin sehr zufrieden, da ich das Restaurant jetzt zeitig schließen und zu meiner Familie nach Hause gehen kann.“
Abgleich am Vormittag
Durch die SMARTtill-Lösung kann das Restaurant über Nacht einen fixen Wechselgeldbetrag in der Kasse lassen. Dies bedeutet, dass der Wechselgeldbetrag am Morgen dem Wechselgeldbetrag vom Vorabend entspricht, wodurch das zeitaufwändige, morgendliche Geldzählen, um den Tagesbetrieb zu starten, entfällt.
Die intelligente SMARTtill-Kassenschublade gibt unverzüglich den Kassenbestand an und stellt sicher, dass die Summe bis zur Öffnung des Restaurants gleich bleibt – dank der vollständigen Bargeldüberwachung.
Dazu der Restaurantleiter: „Der Mitarbeiter, der am Morgen die Kasse startet, steht nicht länger unter Druck, schnell das Bargeld zu zählen, damit das Restaurant endlich geöffnet werden kann, weil das die SMARTtill-Lösung nun für ihn übernimmt.“
Höchste Genauigkeit
Andere Restaurants der Grupo Compostelana sehen ähnliche Vorteile. Einer der Kellner der Compostelana Pizzeria der Grupo Compostelana sagte dazu. Beim damaligen, nachmittäglichen Abgleich – welcher ca. 15-20 Minuten in Anspruch nahm – wurden in dieser Zeit keine Zahlungen von Gästen entgegennommen. Jetzt ist der Abgleich schnell (innerhalb weniger Minuten) erledigt und die Gäste bemerken davon nicht einmal etwas.
Zählen des Trinkgelds
Früher haben die Angestellten ihr Trinkgeld manuell gezählt, was einige Zeit in Anspruch nahm, insbesondere wenn unabsichtlich Geld fallen gelassen wurde oder sie es nochmal zählen mussten.
Das neue Verfahren nutzt die intelligente SMARTtill-Kassenschublade zum Zählen des Trinkgelds. Die Münzen und Scheine werden in das richtige Fach gelegt und der Wert wird innerhalb von Sekunden berechnet, wodurch für den Restaurantleiter wertvolle Personalzeit eingespart wird.
Bezahlung von Lieferanten
Ein weiterer Vorteil des neuen Cash-Management-Systems ist bei der Bezahlung von Lieferanten ersichtlich. Der bar zu bezahlende Betrag wird automatisch gezählt und aufgezeichnet, was die Angestellten bestärkt, den korrekten Betrag auszuzahlen und Betrug durch Mitarbeiter sowie damit verbundene Zerwürfnisse unterbindet.
Dank vollständiger Bargeldüberwachung an der Kasse und vollständiger Verantwortung des Kassierers schützt die SMARTtill Cash-Management-Lösung ehrliche Mitarbeiter und ermöglicht es auch Nicht-Führungskräften, Lieferanten direkt aus der Geldlade zu bezahlen.
Bargeldabschöpfung
Im Restaurant La Cazuela wurde die SMARTtill Cash-Management-Lösung installiert und das System wurde innerhalb von vier Wochen vom gesamten Personal angenommen. Die Mitarbeiter äußerten sich sehr positiv über den hauptsächlichen Nutzen, nämlich das automatische Zählen von Münzen und Scheinen.
Auch wurde der Vorgang der Abschöpfung von überschüssigen Banknoten verbessert. Nun wird die abgeschöpfte Gesamtsumme direkt in einem Journal ausgedruckt und zusammen mit dem Geld in einen Umschlag gepackt. Das händische Zählen und das Ausfüllen von Berichtsbögen – was fehleranfällig ist – entfällt.
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